Réduisant de 91% les coûts de traitement des documents au sein d’une entreprise, la dématérialisation des process s’installe dans les habitudes quotidiennes. Et la transition numérique des entreprises et des organisations publiques est de plus en plus effective. La conséquence en est que la signature électronique est devenue monnaie courante, car ayant la même valeur légale que la signature physique et étant plus pratique. Il en sera inévitablement de même pour le timestamping qui se positionne, dans cet environnement dématérialisé, comme la manière la plus appropriée et la plus pratique pour horodater un document. Mais comment donc ?
Clarification des concepts de dématérialisation et de timestamping
Avant de procéder à l’analyse concrète de l’incidence de la dématérialisation sur la popularisation du timestamping, il convient d’expliquer ces deux concepts pour vous permettre de mieux les appréhender.
La dématérialisation
Elle consiste à remplacer les supports d’information matériels d’une entreprise par des fichiers numériques, dans le but de réduire voire éliminer l’utilisation des papiers. En d’autres termes, le principe suppose que l’on informatise majoritairement tous les processus d’une entreprise. Au fur et à mesure que l’on avance, aucun aspect n’est laissé de côté :
- Les documents juridiques ;
- Les mandats de gestion, de vente, SEPA, etc. ;
- Les documents liés aux ressources humaines tels que les bulletins de paie ;
- Les documents commerciaux tels que les factures, les devis, les bons de commande et les contrats ;
Pour chacun de ces documents et selon le cas, deux options sont possibles :
- Produire, éditer, stocker, partager et signer de manière électronique un support numérique ;
- Ou numériser la version physique des documents administratifs préconçus pour en stocker la version dématérialisée.
Le timestamping
En français horodatage, il s’agit d’une datation électronique, un procédé par lequel on attribue une date et une heure à une donnée informatique. L’objectif est d’enregistrer l’instant où une action a été réalisée. Autrement dit, on émet un sceau électronique sur un document au moment de son enregistrement, pour en garantir l’intégrité.
On désignera la date et l’heure par une valeur appelée timestamp (marquage d’heure) qui correspond à une séquence de caractères : une conversion du format année/mois/jour et heure/minute/seconde. Le timestamp est défini par rapport au 1er janvier 1970, date de début du comptage par les systèmes 32 bits.
Le timestamping offre comme avantages la praticité au moment de l’enregistrement, une gestion simple par la plupart des langages de programmation et SGBD, une précision à la miliseconde près, une plus grande facilité à comparer aux dates antérieures et à venir, et enfin une certaine indépendance vis-à-vis de tout fuseau horaire.
Quelle relation entre la dématérialisation et le timestamping ?
Si l’horodatage est utilisé pour enregistrer les données numériques, c’est en raison du fait que le format année/mois/jour n’est pas facile à manipuler dans le système binaire informatique. Pour cela, on la décompose en nombre pour l’y représenter plus aisément.
En termes moins complexes, faire usage d’un simple nombre entier signé pour dater un document facilite l’enregistrement. En effet, le langage de programmation informatique se base fondamentalement sur des nombres entiers pour effectuer les opérations arithmétiques. Ainsi, si la dématérialisation des process en entreprise s’amplifie, il est évident que le timestamping deviendra populaire en tant que méthode de datation. Cependant, certaines limites pourraient handicaper cette popularité.
Déjà, l’horodatage ne saurait être employé pour les dates antérieures au 1er janvier 1970. Ensuite, il existe des années bissextiles, ajouté au fait que le nombre de jours par mois diffère d’un mois à l’autre. Par ailleurs, il faut compter avec le fait que les ordinateurs 32 bits ne pourront plus compter à partir du 19 janvier 2038 à 03 : 14 : 07, puisque la datation électronique aura atteint 2 147 483 647, soit 01111111 11111111 11111111 11111111 en binaire (Bug de l’an 2038).